Eurooppalaiset standardit
Osoitteetonta suorajakelua tekevissä eurooppalaisissa jakeluyhtiöissä seurataan jakelua yleisesti Internet -paneelilla, satunnaisilla tarkastussoitoilla, kuluttajapalautteiden avulla sekä pitämällä säännöllisesti yhteyttä jakajien kanssa.
SSM - monikanavainen tiedonkeruu
Suomen Suoramainonta -ketjussa käytetään kaikkia edellä mainittuja seurantamenetelmiä. Tavoitteena on monikanavainen tiedonkeruu, kerätyn tiedon tehokas viestintä ja riittävä kokonaiskuva jakelun onnistumisesta.
Vakiomenetelmillä kerätty tieto tekee tiedon tulkinnasta ja oikeiden johtopäätösten tekemisestä helpompaa ja luotettavampaa.
Seurantatiedon koostaminen
Yhdestä jakelukierroksesta kerätty kaikki seurantatieto kootaan yhteen karttakuvaan, mihin koostetaan eri kanavista saadut palautteet:
- verkkosivupalautteet
- puhelinpalautteet
- jakeluseurantapaneelin palautteet
- puhelintarkastukset
- jakelunkuittaustiedot
Näkymä päivittyy reaaliaikaisesti ja aluepäällikkö voi tarvittaessa nopeasti reagoida siihen, tarvitseeko jakaja apua tai opastusta työssään.
Jakelunseurantatiedon lähteet
1. Asiakasyritysten ja kotitalouksien antama palaute:
- Kaupunkilehtien ja mainostajien verkkosivuille upotettu palautelomake välittää tiedon suoraan jakeluyhtiön palautejärjestelmään.
- Valtakunnallinen puhelinpalvelu p. 029 0010040 palvelee ma, ti ja to klo 9-14. Tieto kirjataan palautejärjestelmään.
- Jakeluyhtiöiden verkkosivuilla oleva palautelomake välittää tiedon samaan palautejärjestelmään.
Kuvassa on esimerkki upotetusta jakelupalautelomakkeesta Länsiväylä-lehden verkkosivulla:
Kaupunkilehti on odotettu paikallinen media, joten mahdollisista jakeluhäiriöistä ilmoitetaan herkästi.
2. Jakelutarkastukset puhelinseuranta
Puhelinseurannalla voidaan keskittyä tarkastelemaan yksittäisiä jakelupiirejä ja varmistamaan, että jakelu on toiminut yksittäisiin kotitalouksiin.
- Tarkastussoitot toteutetaan jakelun jälkeen torstaisin ja maanantaisin.
- Tutkimusyritykset suorittavat suurimman osan tarkastussoitoista.
Kuva: Jakeluseurantajärjestelmän puhelinhaastattelulomake
3. Jakelutarkastukset paneeliseuranta
Jakeluseurantaan voi ilmoittautua kuka tahansa kuluttaja tai mainostaja, jolla ei ole mainoskieltoa postilaatikolla/luukulla. Paneeliseurantakierros toteutetaan jakelun jälkeen maanantaisin ja torstaisin, jolloin panelistille lähetetään sähköpostiin henkilökohtainen seurantalinkki.
Eri alueille jaetaan erilaisia lehtiä ja mainoksia, joten on olennaista, että panelistin osoitetiedot ovat oikein.
Kaupunkilehdistä ja mainosesitteistä esitetään kansikuva tunnistamisen helpottamiseksi. Panelistien valppaus voidaan varmistaa esittämällä nk. "haamuesitteitä" eli kansikuvia tuotteista, joita ei ole koskaan jaettu.
4. Jakelukuittaus -seuranta ajantasaisesti
Aina jakelun jälkeen jakaja kuittaa jakelun valmistumisen joko tekstiviestillä tai verkkolomakkeella.
Jakelukuittaus välittyy alueesta vastaavan aluepäällikön karttanäkymään, jolloin jakelun edistymistä voidaan seurata ajantasaisesti.
Kuittauksen yhteydessä voi jakaja ilmoittaa mahdollisista kohtaamistaan ongelmista aluepäällikölle.
Kuittausjärjestelmä reagoi ja muistuttaa jakajaa tekstiviestillä, jos jakelupiiriä ei ole kuitattu määräaikaan mennessä.
Kuva: Tuotantojärjestelmän verkkokartalle koostetaan kaikki alueen seurantatieto kuten kuittaukset, puhelintarkastukset, paneeliseurannan tulokset sekä palautteet.
Jakelun tärkein tekijä on ihminen
Seurantajärjestelmät eivät itsessään tuota laatua, vaan laadun saavat aikaan yksittäiset jakajat. Suomen Suoramainonta -ketjun jakeluyhtiöissä on tuhansia jakajia, satoja kuljettajia sekä kymmeniä aluepäälliköitä. Seurannan tehtävänä on antaa tehdystä työstä palautetta ja tunnistaa niitä kohteita, missä tarvitaan kehitystä ja opastusta. Jakelutyö on aina viime kädessä inhimillisten tekijöiden onnistunut yhteissumma.